Excel se na začátku podnikání zdá jako nejjednodušší řešení pro vedení faktur. Jenže ve skutečnosti vás spíš brzdí – ztrácíte se mezi tabulkami a chybujete. Nejlepším řešením jsou online fakturační nástroje, které většinu administrativy zvládnou za vás a ještě vám podnikání usnadní. A využít je mohou i malí podnikatelé.
Proč Excel na vedení účetnictví nestačí
Běžné tabulky zkrátka nejsou uzpůsobené na vedení účetnictví. Všechno zadáváte ručně, přepisujete údaje mezi tabulkami, kontrolujete propojení buněk – a právě tady vzniká nejvíc chyb. Navíc jste odkázaní sami na sebe, pokud jde o sledování legislativních změn, termínů a daňových novinek, což zvyšuje riziko, že faktury vystavíte špatně a platby se opozdí.
Proto se vyplatí už od začátku vést účetnictví spíš v některém z moderních fakturačních nástrojů, které většinu věcí hlídají za vás.
S automatickým vyplňováním údajů máte fakturu do minuty
Online fakturační nástroje, jako je třeba iDoklad, dokážou vystavit všechny typy dokladů během pár minut – klasickou i zálohovou fakturu nebo třeba dobropis. Stačí, když do systému zadáte základní údaje, zbytek si software doplní automaticky z adresáře, databází nebo registrů. Vy tím šetříte čas, protože vystavení faktury zabere jen pár sekund, a hlavně minimalizujete chyby.
Sledujte aktuální cashflow a nestarejte se o upomínky
Softwary pro fakturaci vám ušetří čas i tím, že sledování plateb řeší kompletně za vás. Program jednoduše propojíte s vaší bankou a systém potom automaticky páruje platby s vystavenými fakturami. Na nezaplacené doklady vás upozorní, nebo klidně sám rovnou odešle dlužníkům upomínku.
Díky tomu máte vždy přehled o tom, co už přišlo, co ještě čeká na úhradu a jak vypadá vaše cashflow, aniž byste museli kontrolovat každý bankovní výpis ručně.
Opakující se doklady si navíc můžete nastavit do šablon – faktury se pak vystavují pravidelně podle nastaveného intervalu. Hodí se to například pro malé agentury nebo freelancery, kteří každý měsíc fakturují své služby stejným klientům.
Faktury vyřídíte i na služební cestě díky mobilní aplikaci
Většina moderních nástrojů pro fakturaci nabízí i mobilní aplikaci. Díky ní máte svůj účetní systém vždy u sebe. Aktuální stav cashflow zkontrolujete na pár kliknutí na služební cestě a fakturu vystavíte přímo z mobilu nebo tabletu, i když jste u klienta.
Například hodinový manžel jezdí k zákazníkům domů a potřebuje vystavovat doklady rychle a odkudkoli. S mobilní aplikací vytvoří fakturu během chvilky přímo na místě. Na fakturu může rovnou přidat QR kód pro rychlou platbu, takže klient jednoduše namíří mobil na obrazovku a platba proběhne okamžitě – bez zdržení a ručního dohledávání.
Fakturační programy pro malé podnikatele i střední firmy
Online fakturační softwary nabízí i další výhody, které podnikatelé ocení:
- usnadní vám přípravu podkladů pro účetní,
- zajistí přehled všech příjmů a výdajů do daňového přiznání,
- sledují legislativní změny.
iDoklad využívá přes 300 tisíc podnikatelů – má totiž jednoduché a přehledné rozhraní, takže je ideální jak pro začínající živnostníky jen s několika klienty, tak pro střední firmy, které vystavují desítky faktur měsíčně.
Vyzkoušet si ho můžete zdarma na 60 dní a sami zjistíte, jak moc vám přinese pořádek do financí a ušetří čas. A pokud máte do 5 stálých klientů, můžete s ním zdarma pokračovat i potom. Přehled všech funkcí najdete na: https://www.idoklad.cz/.
Zdroj obrázku: DragonImages / stock.adobe.com
Již od roku 2008 se věnujeme tématům spojeným s podnikáním, kariérním růstem, osobními financemi či situací na pracovním trhu. Autor vystudoval management a ekonomii.
