E-mail s vlastní doménou – jak si ho založit zdarma?

Jistě není novinkou, že vlastní doména přidává firmě či společnosti na důvěryhodnosti a v dnešní době je nepostradatelnou součástí pro oslovení nových zákazníků. Vyplatí se mít na své doméně také e-mail? A jak si založit e-mail na své doméně zdarma?

Zatímco většina lidí využívá veřejné poskytovatele emailových služeb, jako je Gmail, Seznam nebo Outlook, stále více uživatelů si uvědomuje výhody, které přináší email s vlastní doménou.

Není pochyb, že vlastnit doménu může podnikatelům výrazně pomoci s podporou jejich byznysu. Vyplatí se založit si k doméně také e-mail? Nejedná se jen o zbytečnou investici a vynaložení úsilí? A je možné si e-mail na své doméně vytvořit zdarma?

Jak založit e-mail s vlastní doménou zdarma?

Prvním krokem je výběr vhodné domény. Doména by měla být snadno zapamatovatelná, krátká a relevantní ke konkrétnímu podnikání nebo osobním zájmům. Lze zvolit klasické domény jako .cz, .com nebo .eu, nebo se rozhodnout pro specifické domény, které reflektují danou oblast podnikání, například .tech nebo .shop.

Po zaregistrování domény je potřeba najít poskytovatele emailových služeb, který umožňuje spravovat emailové účty na zvolené doméně. Existuje mnoho poskytovatelů, kteří nabízejí služby od jednoduchých až po velmi pokročilé s různými úrovněmi zabezpečení a podpory.

Někteří z nejpopulárnějších poskytovatelů jsou:

• Google Workspace (dříve G Suite): Nabízí jak email, tak celou sadu nástrojů pro produktivitu, včetně Google Drive, Google Docs a dalších. Je to ideální řešení pro firmy, které chtějí mít vše pod jednou střechou.
• Microsoft 365: Podobně jako Google Workspace, i Microsoft 365 nabízí integrované řešení pro email, kalendář a další nástroje produktivity.
• Zoho Mail: Tento poskytovatel nabízí cenově dostupné řešení s důrazem na bezpečnost a soukromí.

Pro správné fungování emailu je nutné nastavit DNS záznamy na doménovém serveru. Tento krok zajistí, že emaily odeslané na novou adresu dorazí do správného poštovního serveru. DNS záznamy zahrnují MX (Mail Exchange) záznamy, SPF (Sender Policy Framework) záznamy a DKIM (DomainKeys Identified Mail) záznamy. Tyto záznamy pomáhají s lepší doručitelností a zabraňují, aby emaily končily ve spamu.

Jakmile je vše nastaveno, mohou se začít vytvářet jednotlivé emailové účty – buďto lze vytvořit jeden hlavní účet, nebo hned několik různých účtů pro různé oddělení firmy. Například info@vašedoména.cz pro obecné dotazy, sales@vašedoména.cz pro prodejní dotazy a support@vašedoména.cz pro zákaznickou podporu.

Posledním krokem je nastavení emailového klienta. Lze využít webové rozhraní poskytovatele služeb nebo nastavit email v oblíbeném klientu, jako je Outlook, Thunderbird nebo Mail na iOS a macOS. Nastavení obvykle zahrnuje zadání emailové adresy, hesla a serverových parametrů (IMAP, SMTP).

Možnosti, jak založit e-mail zdarma

Pokud si chce podnikatel založit email s vlastní doménou, a nechce za tuto službu platit, má hned několik možností, jak toho dosáhnout zdarma – i když je třeba podotknout, že bezplatné služby často nabízejí méně funkcí nebo omezenou podporu.

Zoho nabízí bezplatný tarif, který umožňuje mít email s vlastní doménou pro až 5 uživatelů. Tento tarif zahrnuje základní funkce, jako je webové rozhraní, kalendář a úkoly. Zoho je výbornou volbou pro malé firmy nebo jednotlivce, kteří chtějí začít s emailem na vlastní doméně bez nákladů.

Yandex, ruský internetový gigant, nabízí zdarma emailové služby pro vlastní doménu. Tato služba zahrnuje až 1000 uživatelů na jednu doménu, neomezené úložiště a pokročilé funkce jako antispam a antivirovou ochranu. Nevýhodou však může být, že rozhraní a podpora jsou primárně v ruštině, i když lze nastavit angličtinu.

Migadu je méně známá služba, která nabízí bezplatný plán s některými omezeními. Bezplatný tarif umožňuje posílat maximálně 10 emailů denně, což může být dostatečné pro osobní použití nebo pro začínající podnikatele. Služba je ceněna pro svou jednoduchost a flexibilitu.

Bluehost nabízí zdarma emailové účty s vlastní doménou jako součást svého hostingového plánu. Pokud si podnikatel zakoupí hostingový balíček u této společnosti, získá jak webhosting, tak možnost vytvářet emailové účty na vlastní doméně. I když samotný hosting není zdarma, emailové účty jsou v rámci balíčku bez dalších nákladů.

InfinityFree je další služba, která nabízí webhosting zdarma a s tím spojené emailové účty s vlastní doménou. Stejně jako u Bluehostu je zde podmínkou mít hosting u této společnosti, ovšem samotné emaily jsou poskytovány zdarma.

E-mail na vlastní doméně zdarma

Vyplatí se do e-mailu na vlastní doméně investovat peníze nebo postačí využití služeb, které jsou zdarma? Záleží na účelu, použití e-mailu a očekávání zakladatele schránky. Služby, které poskytují vytvoření e-mailu s vlastní doménou zdarma mohou mít omezený počet jednotlivých adres k vytvoření, omezenou velikost úložiště a možnosti zálohování.

TIP: Existuje mnoho domén na prodej. V některých případech lze najít také volné webové domény a získat doménu zdarma.

U placených služeb je většinou počet adres neomezený a poskytují také zálohování e-mailů. Záleží tedy, pro jak velkou firmu se e-mailové adresy s vlastní doménou vytváří a jaké jsou požadavky a potřeby uživatelů.

Jaké jsou nevýhody e-mailu zdarma s vlastní doménou?

I když možnost založit email zdarma zní lákavě, je důležité zvážit i nevýhody, které s sebou bezplatné služby přinášejí. Bezplatné emailové služby obvykle nabízejí méně funkcí než placené varianty. Podnikatel se tak může setkat například s omezenou kapacitou schránky, absencí pokročilých funkcí, jako je integrace s kalendářem, nebo menší flexibilitou v nastavení.

Některé bezplatné služby financují své provozní náklady zobrazováním reklam v emailovém rozhraní nebo dokonce přímo v odesílaných emailech. To může působit neprofesionálně, zejména pokud je e-mail používán pro firemní účely.

U bezplatných služeb lze často narazit na omezenou nebo zcela chybějící zákaznickou podporu. To může být problém, pokud se zaměstnavatel setká s technickými potížemi nebo potřebuje pomoc při nastavování účtu.

Bezplatné služby mohou mít nižší úroveň zabezpečení nebo nemusí poskytovat pokročilé možnosti ochrany soukromí, jako jsou šifrování nebo dvoufaktorová autentizace. Zejména při práci s citlivými daty může být bezpečnost klíčovým faktorem při výběru emailové služby.

Bezplatné služby se mohou rozhodnout změnit podmínky nebo ukončit podporu zdarma, což může znamenat nutnost přechodu na placený tarif nebo změnu poskytovatele.

Jak si vytvořit e-mail na vlastní doméně?

Založit si e-mail na vlastní doméně není složité a často se postup neliší od zakládání klasické e-mailové schránky. Existuje několik způsobů, jak si e-mail na vlastní doméně založit.

Je možné, že možnost založení e-mailové schránky nabízí přímo poskytovatel, u kterého podnikatel provozuje i své webové stránky. Proto je dobré zjistit možnosti, jaké poskytovatel nabízí. Je třeba dbát také na to, aby měl web i e-mail dostatečnou zákaznickou podporu, nejlépe non-stop.

E-mail na vlastní doméně lze zařídit také prostřednictvím známých vyhledávačů, jako je Seznam a Google. Přestože má e-mailová schránka na Seznamu oproti schránce založené v Googlu slabší zabezpečení, je možné ji při založení e-mailu na vlastní doméně také použít.

Ti, kterým vyhovuje e-mail od Googlu i jeho aplikace, si mohou zaregistrovat e-mail s vlastní doménou i v tomto vyhledavači. Výhodou je, že přes jeden účet je možné spravovat jak e-mail, tak i různé soubory či kalendář. Založení e-mailu s vlastní doménou na Googlu probíhá prostřednictvím aplikace Google Workspace.

U některých poskytovatelů, například u Googlu, je třeba při registraci e-mailu s vlastní doménou upravit také takzvané MX záznamy. Ty jsou k dostání od poskytovatele e-mailového hostingu.

Po zaregistrování svého doménového jména u vybraného poskytovatele a upravení MX záznamů je e-mail s vlastní doménou připraven k používání.

Proč mít email s vlastní doménou?

Mohlo by se zdát, že e-mail na vlastní doméně není pro podnikání jedna z klíčových věcí, či priorit. Samozřejmě, podnikat se dá i s e-mailem, který s doménou není propojený, nicméně e-mail na vlastní doméně má několik nesporných výhod.

Za prvé, e-mail propojený s doménou bude na zákazníky působit mnohem důvěryhodněji a profesionálněji. Působí lépe, když firma komunikuje přes e-mail, který nese za zavináčem její vlastní název, než když je e-mail zakončený @seznam.cz či @gmail.com.

Kromě větší profesionality a důvěryhodnosti na sebe firma, která používá e-mail na vlastní registrované doméně, více upozorní. Je lepší, když mají zákazníci na očích i při psaní e-mailů jméno firmy, než vyhledavače poskytující e-mailové služby, jako je například Seznam. Vlastní doména je tak ideální pro ty, kteří si chtějí založit vlastní e-shop.

TIP: Při podnikání na internetu je dobré vědět, jak a kde koupit doménu.

Další nespornou výhodou propojení e-mailu s doménou je založení více e-mailových adres, a tím pádem usnadnění třídění e-mailů. Firma si může založit zvlášť adresu pro zákazníky, kteří ji kontaktují například ohledně reklamací, nebo zvlášť pro ty, kteří se chtějí zeptat na více informací.

V tomto případě by adresy mohly vypadat jako reklamace@nazevfirmy.cz nebo info@nazevfirmy.cz. Tyto e-maily lze zařídit také pro jednotlivé členy týmu s jejich vlastním jménem.

Důvěryhodná a profesionální komunikace je také nezbytnou součástí věrnostních programů, které pomáhají zvýšit loajalitu zákazníků. Jak vymyslet věrnostní program, který zákazníci ocení? Důležité je, aby stál na třech pilířích – odměna, emoce a komfort.

Email s vlastní doménou také buduje důvěru u klientů, partnerů i zaměstnanců, protože signalizuje, že je zaměstnavatel ochoten investovat do své značky a že mu záleží na profesionálním vystupování.